Los investigadores deben ser conscientes, desde el principio de su carrera investigadora, de la importancia de definir su firma en función de si sus apellidos y nombre(s) son más o menos comunes. Para ello es recomendable que previamente:

• Busquen en las más importantes bases de datos bibliográficas, tanto generales como de su especialidad, para averiguar si existen otros autores con sus mismos apellidos y nombre(s) y si son, además, de su misma especialidad.

• Tengan presente que las bases de datos anglosajonas sólo indexan un apellido, de modo que  los autores en cuyos  países se suele firmar con dos apellidos suelen aparecer indexados por el último y no por el primero.

• Consulten las pautas y recomendaciones de organismos relacionados con la investigación científica para firmar los trabajos de investigación. La FECYT ha redactado un  manual de ayuda a los investigadores españoles (Versión 17/01/07) para la normalización del nombre de autores e instituciones en las publicaciones científicas, en cuya presentación se expone claramente cuál es la naturaleza del problema:

• La falta de normalización disminuye la visibilidad de los autores y de sus centros, y dificulta la recuperación de las publicaciones y de las citas que reciben.

• Los propios investigadores son, en parte, responsables de esta variabilidad en su forma de firma, ya que utilizan distintas variantes.

• Además, las bases de datos cometen con frecuencia errores al transcribir la información del documento original, derivados de sus prácticas de indización adaptadas a las estructuras de nombres ingleses. El conocimiento de los procedimientos de indización aplicados por las bases de datos permite determinar qué pautas deben evitar los autores y cuáles resultan más idóneas.

El documento de FECYT da una serie de recomendaciones a los autores para la redacción de sus datos personales, que deberían consignar siempre de la misma forma (Nombre Bibliográfico Único) a lo largo de toda su carrera profesional. Las recomendaciones se extienden también a la forma más apropiada a utilizar para el nombre de la cuenta de correo electrónico, para la URL de las páginas web  personales, o para indicar el nombre de la institución en la que desarrollan su trabajo.