Una vez seleccionada la revista más apropiada es el momento de adaptar el manuscrito, si no se ha hecho antes, siguiendo las indicaciones que la revista señala en la sección o apartado para los autores, y enviarlo acompañado de una carta de presentación. 

La carta de presentación

Es importante tratar de causar una buena primera impresión a los editores de revistas. Por ello es muy recomendable escribir al editor una carta de presentación que sea coherente y convincente, en la que intentemos vender nuestro trabajo, destacando su relevancia, y argumentando por qué puede ser interesante para la revista publicarlo, y para sus lectores conocerlo. Para ello es fundamental verificar previamente si las Instrucciones para los autores indican algún requisito que debe incluir la carta de presentación, como por ejemplo declaraciones (relacionadas con responsabilidades éticas, autoría, conflicto de intereses, permisos, etc.), sugerencia de revisores potenciales, etc.

Al igual que el trabajo, la carta debe estar escrita de forma clara y concisa, utilizando frases cortas, fáciles y claras de leer, limitando el uso de frases subordinadas. La carta de presentación no debe ocupar más de 1 página.

Las recomendaciones más habituales son:

-  Dirigirse al editor por su nombre, si se conoce. Indicar también la fecha de envío y la revista a la que se remite el trabajo, así como la propia información de contacto.

-  Empezar la carta de presentación con un párrafo que indique el título y el tipo de trabajo que es: artículo de investigación, revisión, caso clínico, etc. En este primer párrafo se debe plantear la defensa del valor o importancia del trabajo, explicando los antecedentes del mismo, el problema o hipótesis de investigación que se plantea y los objetivos que se persiguen.

-  En el segundo párrafo se deben indicar de manera concisa lo que se ha hecho y qué se encontró, señalando los principales hallazgos o descubrimientos clave y por qué son significativos.

-  En el tercer párrafo se debe explicar por qué interesa que el trabajo se publique en la revista, relacionando las conclusiones del mismo con los objetivos de la revista y su alcance, destacando aquellos aspectos concretos que los relacionan, y por qué la investigación interesa a los lectores de la revista.

-  Por último, concluir con un párrafo que indique brevemente quien es el autor al que se puede dirigir la correspondencia, y en el que se manifieste que se cumplen los requisitos éticos y las condiciones legales o contractuales específicos de la revista. En este último sentido, por ejemplo, Springer sugiere que todas las cartas de presentación deben contener estas frases:

• Confirmamos que este manuscrito no ha sido publicado en otro lugar y no está siendo considerado por otra revista
• Todos los autores han aprobado el manuscrito y están de acuerdo con su presentación a “Nombre de la revista destinataria”.

-  Además, se puede concluir la carta, si no se ha hecho antes, con alguna de estas indicaciones:

• Incluir (si la revista lo requiere) o excluir revisores
• El trabajo es original y no ha sido publicado total o parcialmente previamente
• Nombrar siempre la fuente de financiación

Al margen de esta carta de presentación, hay que indicar, por último, que para reproducir una figura, una tabla, o un fragmento de texto de un trabajo publicado anteriormente por el autor, éste deberá contactar de nuevo con el editor o el director de la revista para pedir permiso si, como ocurre normalmente, se cedieron los derechos de copyright.